1         Allgemeines

Diese Kurzbeschreibung soll Ihnen einen kurzen Einblick in die Möglichkeiten des Logistiksystems BestProfit® geben. Die Schwerpunkte dieser Kurzbeschreibung liegen in den Bereichen Lager und Verkauf.

Die Befugnisse der Mitarbeiter können über ein Berechtigungssystem gesteuert werden.

2         Lager

Die Artikel werden in Versionen verwaltet, sodass auch zu einem späteren Zeitpunkt alle Artikeldaten der Vorgängerversionen eingesehen werden können. Änderungen an Artikeln sind so immer leicht nachvollziehbar.

Das System kennt drei unterschiedliche Arten von Artikeln:

 Natürlich können auch die Hersteller der Artikel verwaltet werden.

2.1        Baugruppen

Beim Erfassen einer Baugruppe (ein Artikel, der aus mehreren Artikeln und/oder Grundstoffen aufgebaut ist), können sowohl die Arbeitsart als auch die Verpackungsart und die Anzahl der Verpackungen eingestellt werden. Der Preis der Baugruppe berechnet sich automatisch aus den Einzelteilen, der Arbeit und der Verpackung und zwar jeweils richtig zum  Abgabedatum, wobei auch Preisänderungen über Monats- oder Jahresgrenzen hinweg berücksichtigt werden.

2.2        Artikelgruppenverwaltung

Im System können beliebig viele Artikelgruppen angelegt werden. Die Definition einer Artikelgruppe ist sehr flexibel und stellt eine Beschreibung dar, welche Artikel sich in der Gruppe befinden (z.B.: alle Artikel einer bestimmten Warengruppe, alle Artikel die im Monat öfter als 20x verkauft wurden, ...).

Beispiele, wo Artikelgruppen eingesetzt werden können:

·         Bestellstrategien
·         Aktionspreise
·         Bestellvorschlag für einen Direktlieferanten
·         Zusatzverkäufe
·         Auswertungen
·         ...

2.3        ABC-Analyse

Für die Artikel kann eine ABC-Analyse gemacht werden. Bei dieser Analyse werden die einzelnen Artikel nach ihrem Anteil am Umsatz oder Gewinn in drei Gruppen (A, B, C) klassifiziert. Man kann den Betrachtungszeitraum, die Referenzgröße (Umsatz, Gewinn) und die relativen Grenzen der einzelnen Gruppen definieren.

Eine ABC-Analyse könnte mit folgenden Einstellungen gemacht werden:

Über diese Analyse finden Sie ganz leicht ihre „Cash-Cows“.

2.4        LS-Analyse

Für die Bestimmung des Bedarfs können mehrere Analysen über die Anzahlen der verkauften Artikel in bestimmten Zeiträumen gemacht werden. Diese Analysen können wieder sehr gut in den Bestellstrategien verwendet werden.

2.5        Bestellstrategien

Zu einzelnen Artikeln oder zu ganzen Artikelgruppen können verschiedene Bestellstrategien definiert werden.

Verschiedene Algorithmen:

Da mehrere dieser Strategien hintereinander und auf verschiedenen Ebenen (Lagerplatz, Filiale, Sicherheitsstrategie, Gesamtsystem) parametriert werden können, kann man so durch die Definition von sehr einfachen Regeln auch komplexe Regelwerke aufbauen. So ist es z.B. möglich im System sogenannte Sicherheitsstrategien anzulegen. Diese Strategien können dazu verwendet werden, um Artikel, die normalerweise bei Direktlieferanten bestellt werden, wenn sie unter eine bestimmte Stückzahl fallen, doch in kleinen Mengen beim Großhandel zu bestellen (wo diese zwar teurer sind aber schneller geliefert werden).

2.6        Inventur

Die Aufnahme der Inventurdaten kann mit kleinen Handterminals erfolgen.

2.7        Warenzugang

Beim Warenzugang werden automatisch für die Artikel, die für bestimmte Kunden bestellt wurden,  Reserviert-Etiketten mit einem eigenen internen Strichcode ausgedruckt. Diese Etiketten zeigen demjenigen, der den Warenzugang durchführt, das es sich um reservierte Artikel handelt und dass diese in das Reserviertlager zu bringen sind und nicht in das normale Verkaufslager. Die Etiketten werden direkt auf den reservierten Produkten angebracht. Wenn der Kunde wieder kommt, um die für Ihn bestellte Ware abzuholen, braucht der Mitarbeiter nur mehr den internen Reservierungsstrichcode über den Barcodescanner einzulesen und er sieht sofort, was der Kunde noch zu bezahlen hat, bzw. ob der Kunde noch andere offene Geschäftsfälle hat.

Da der Warenzugang neben der direkten Eingabe über die Tastatur auch über die Erfassung mit einem mobilen Barcodescanner erfolgen kann, sind der Aufwand und der Zeitbedarf für den Warenzugang stark reduziert. Die Robustheit des am Scanner laufenden Programms und die sehr gute Leseeinheit des Scanners tragen hierzu stark bei.

2.8        Aktionspreisverwaltung

Durch die Aktionspreisverwaltung kann für bestimmte Waren innerhalb eines definierten Zeitraums ein anderer Verkaufspreis eingestellt werden. Der Kunde bekommt im Verkaufsfall jedoch jeweils den für Ihn besseren Preis verrechnet („VP – Konditionen“ oder „Aktionspreis“). Auf einen Aktionspreis wird jedoch automatisch kein weiterer Preisnachlass gegeben.

2.9        Zusatzverkaufsvorschläge

Es kann frei definiert werden, dass das System beim Verkauf von bestimmten Artikeln automatisch eine weitere Auswahl mit dazu passenden Artikeln anzeigt und diese so für den Verkauf vorschlägt.

2.10    Artikelsuche

Schnelle Artikelsuche durch sofortiges Aktualisieren der Artikelliste bei jedem Tastendruck. Die Eingabe der Buchstabenfolge „Z“, „P“, „.“, „E“, „L“ führt Sie jeweils bis zum ersten Artikel, dessen Bezeichnung mit der gleichen Buchstabenfolge beginnt.

Es gibt auch die Möglichkeit einer erweiterten Artikelsuche, bei welcher der gewünschte Artikel über die Angabe von Wortbestandteilen und anderen bekannten Dingen (Packungsgröße, Mengeneinheit, ...) gefunden werden kann. Von der Artikelsuche ausgehend – die zentral von allen Masken im Programm zugänglich ist – kann man natürlich auch weitere Detailinformationen zu einem bestimmten Artikel abrufen.

3         Verkauf am Bildschirm

Im Verkauf müssen verschiedene Aufgaben, wie die Kundenverwaltung und der Verkaufsfall mit allen seinen Ausprägungen (Barverkauf, Lieferschein, Reservierungen/Bestellungen, Anforderung, Umtausch, …) bewältigt werden. Das schnelle Finden von Artikel, die nicht über einen Barcode identifiziert werden können (z.B. weil dieser Artikel normalerweise nicht gelagert wird; weil er nicht vorne gelagert wird; weil er keinen Barcode hat; ...) hat beim Verkauf hohe Priorität.

3.1        Kundenverwaltung

In der Kundenverwaltung können Daten zu den einzelnen „Stammkunden“ erfaßt werden. Diese erfaßten Daten dienen einerseits zu einer Beschleunigung bei der Erfassung von einem Verkaufsfall für diesen Kunden, da gewisse Daten aus dem Kundenstamm als Defaultwerte in den Verkaufsfall übernommen werden können (Rabattsatz, Kundenname, ...). Weiters sind in einem Verkaufsfall enthaltene Reservierungen dem Kunden zugeordnet und können, falls der dem Kunden mitgegebene Bon verloren wird, einfach über die Kundenzuordnung im System gefunden werden. Außerdem können noch weitere Auswertungen der im System vorhandenen Daten gemacht werden, wenn beim Verkaufsfall ein Kunde zugeordnet wird (z.B. Umsatz durch diesen Kunden, Anzeige der Artikel, die dieser Kunde schon einmal gekauft hat, ...). Der Kunde kann über eine Kundenkarte (mit Barcode) schnell und einfach identifiziert werden. Über die Kundenverwaltung kann auch die Verkaufshistorie des Kunden angezeigt werden.

3.2        Verkaufsfall

Im Folgenden wird zuerst die Struktur eines Verkaufsfalls beschrieben und es wird anhand von einzelnen Verkaufsabläufen erklärt, wie diese Abläufe eingegeben und verarbeitet werden können.

Für Verkaufsfälle, die nicht ganz abgeschlossen werden können, weil nicht alles bezahlt wurde oder weil noch nicht alles expediert wurde, wird das Konzept der Weiterverarbeitung verwendet. Das heißt, man schließt den Verkaufsfall genau so ab, wie er sich zu diesem Zeitpunkt darstellt (z.B. nicht alles bezahlt). Wenn dieser Fall zu einem späteren Zeitpunkt verändert werden soll (z.B.: weil jetzt der Rest expediert oder bezahlt wird), wird ein neuer Verkaufsfall eröffnet und der alte Verkaufsfall wird in dem neuen Fall weiterverarbeitet (kopiert). Durch dieses Konzept entsteht eine Verkettung der betroffenen Verkaufsfälle und es bleibt auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehbar, wie sich der Verkaufsfall über die Zeit verändert hat (sehr gut geeignet für Teildienste).

3.2.1       Struktur von einem Verkaufsfall

Ein Verkauf kann einzelne vordefinierte Artikel, Baugruppen und Grundstoffe enthalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten im System nach einem zuvor erfaßten Verkaufsfall zu suchen:

·         über den Strichcode am ausgegebenen Bon
·         über den Mitarbeiter
·         über den Kunden
·         über eine enthaltene Reservierung
·         über das Erstellungsdatum (von – bis)
·         über einen enthaltenen Artikel
·         ...

Natürlich können die zuvor aufgezählten einzelnen Suchkriterien auch in Kombinationen verwendet werden.

3.2.2       Allgemeiner Verkaufsablauf

Dem Geschäftsfall kann, von der Eröffnung bis zum Abschluß, ein Kunde zugeordnet werden.

Artikelpositionen können entweder durch Scannen von ihrem Strichcode oder durch Suchen des Artikels über die Artikelauswahl eingefügt werden. Als Preis wird der VP oder der Aktionspreis angenommen. Beim Einfügen von einer Position kann es zu Warnmeldungen (akustisch und optisch) kommen, die vom Mitarbeiter bestätigt werden müssen. Diese Warnmeldungen können zum Beispiel durch spezielle Artikelkennzeichen der eingefügten Position ausgelöst werden. Ob und welche Warnungen ausgelöst werden sollen, ist frei für den Betrieb einstellbar.

Beim Abschluss des Geschäftsfalls, können gleich sowohl der Bon als auch Rechnung bzw. Lieferschein gedruckt werden. Natürlich kann das auch zu irgendeinem späteren Zeitpunkt erfolgen.

3.2.3       Spezielle Verkaufsabläufe

3.2.3.1           Ablauf von einem Geschäftsfall mit Reservierung/Bestellung 

Bei Positionen, die reserviert/bestellt werden müssen, wird die Menge eingetragen, die jetzt reserviert/bestellt werden soll.

Beim Abschluß von einem Geschäftsfall mit reservierten Positionen wird dem Benutzer eine Maske angezeigt, in der ihm die notwendigen umzuräumenden (Verkaufslagerplatz à Reserviertlagerplatz) und zu bestellenden Positionen vorgeschlagen werden.

Durch die manuelle Eingriffsmöglichkeit, welche Mengen umgeräumt und welche Mengen bestellt werden sollen, kann das System optimal auf die aktuellen Erfordernisse angepaßt werden.

Für die Artikel, die jetzt gleich in das Reserviertlager umgeräumt werden, werden auch gleich die Reserviert-Etiketten gedruckt. Für die bestellten Artikel werden bei der Warenübernahme, wenn die besagte Ware geliefert wird, automatisch Reserviert-Etiketten ausgedruckt.

Wenn der Kunde wieder kommt um seine Ware abzuholen, wird ein neuer Verkaufsfall eröffnet und der alte Geschäftsfall wird in dem neuen Verkaufsfall einfach durch Scannen von dem Reserviertetikett weiterverarbeitet. Vom System wird automatisch angezeigt was noch zu bezahlen ist bzw. ob der Kunde noch weitere offene Geschäftsfälle hat.

Zusätzlich auf Wunsch einstellbar:

Wenn ein Artikel bestellt werden soll kann das System automatisch überprüfen, ob dieser Artikel derzeit am Reserviertlager für einen anderen Kunden vorhanden ist. Man kann nun reservierte Artikel von einem anderen Kunden entnehmen und das System bestellt automatisch die ehemals reservierten Artikel für die jeweiligen Kunden nach.

3.2.3.2           Ablauf von einem Geschäftsfall mit Umtausch

Der Umtausch von Positionen ist sehr leicht möglich. Der Artikel, der umgetauscht werden soll (der zurückgenommen wird), wird mit der negativen Menge in einen Verkaufsfall eingetragen und die Artikel, die stattdessen bezogen werden, werden ganz normal wie gewohnt in den Verkauf eintragen. Beim Einfügen eines Artikels mit negativer Menge wird der Mitarbeiter gefragt, ob ein Tauschabschlag verrechnet werden soll.

4         Verkauf am tragbaren BHT

Am tragbaren Barcode-Handterminal können alle einfachen Geschäftsfälle mit wenig Platzbedarf und nicht an den Verkaufsplatz gebunden erfasst werden. Wenn man im Zuge des Verkaufs draufkommt, daß man doch mehr Informationen benötigt (z.B. Reservierung auflösen), kann man die erfaßten Daten einfach auf den Bildschirmarbeitsplatz überspielen und den Verkauf dann dort beenden.

5         Interne Kommunikation

Da die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern sehr wichtig ist und auch dann gut funktionieren sollte, wenn sich die Situation ergibt, daß sich zwei Mitarbeiter nicht direkt sehen können um persönlich miteinander zu sprechen, gibt es die Möglichkeit, intern im System Mitteilungen für andere Mitarbeiter zu verfassen und diese Mitteilungen dann an den oder die entsprechenden Empfänger zu „schicken“.

Diese Möglichkeit unterstützt den Weg zur Verringerung der Zettelwirtschaft im Betrieb.

Eine Mitteilung kann entweder an einen oder mehrere Mitarbeiter geschickt werden. Der Sender der Mitteilung kann auch ersehen, ob der oder die Empfänger die Mitteilung gesehen haben.

Das System kann Mitarbeiter an verschiedenen Stellen, an denen sich die Mitarbeiter identifizieren müssen, über neue Mitteilungen informieren (z.B. in einem neuen Verkaufsfall).

6         Reports

Ein sehr leistungsfähiges Reporting-Tool ist für die Auswertung Ihrer Daten verantwortlich. Auch hier haben wir wieder auf Standards gesetzt, sodass es möglich ist Daten aus den Reports in sehr vielen verschiedenen Datenformaten weiter verarbeiten zu können.

Im Folgenden ein paar Reports als Beispiele:

Einkaufssummen pro Lieferant
Lagerdrehung
Kundenfrequenzstatistik
Monatsstatistik vergleich
Umsatz - Gewinn
Umsatz – Gewinn (Kunden)

7           Richtpreisliste   (April 2008)

Preise in EUR exkl. USt