|
Einsatzbeleg
Ein Verkaufsbeleg (Barverkauf, Lieferschein,
Rechnung) enthält auf der obersten Ebene „logische Belege“, die den Zweck
haben, einen Beleg logisch in mehrere Bereiche zu unterteilen, wobei den
einzelnen „logischen Belegen“ Kopf- und Fußtexte zugewiesen werden können
(z.B. zur Kennzeichnung von Teilen einer Rechnung für eine bestimmte
Person).
Ein „logischer Beleg“ kann einzelne
Barverkaufspositionen (Arzneispezialitäten, Arzneistoffe und
Arzneimittel), Rezepte und Einsatzbelege enthalten.
Rezepte und Einsatzbelege sind Teilbelege von einem
Verkaufsfall, die vom Expedierenden während dem Verkauf angelegt werden
und die in dem Verkaufsbeleg als abgeschlossene Teile erkennbar sind.
Diese Teilbelege (Rezept, Einsatzbeleg) können als eigenständige Belege
in dem System gefunden werden.
Bei einem „logischen Beleg“ kann eingestellt
werden, daß die einzelnen Positionen in diesem
Bereich nicht als einzelne Positionen auf dem Bon ausgedruckt werden,
sondern das statt dessen nur die Summe der Positionen mit einer frei
wählbaren Bezeichnung (z.B. „diverse Medikamente“) die geändert werden
kann angeführt wird.
Jedem Verkaufsfall wird ein interner Strichcode
zugeordnet, der auch am Bon ausgedruckt wird. Der Verkaufsfall kann
später einfach über den Strichcode gefunden werden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten im System nach
einem zuvor erfaßten Verkaufsfall zu suchen:
|
über den Strichcode am ausgegebenen Bon
|
|
über den Expedierenden
|
|
über den Kunden
|
|
über ein enthaltenes Rezept
|
|
über einen enthaltenen Einsatzbeleg
|
|
über eine enthaltene Reservierung
|
|
über das Erstellungsdatum (von – bis)
|
|
über einen enthaltenen Artikel
|
|
über den Status (offen, ...)
|
Natürlich können die zuvor aufgezählten einzelnen
Suchkriterien auch in Kombinationen verwendet werden.
2.2.2.
Allgemeiner Verkaufsablauf
Um einen Verkaufsfall zu eröffnen muß als erstes der Expedierende über die
Personalauswahl oder über das Scannen von seinem Barcode zugeordnet
werden. Dem Geschäftsfall kann, von der Eröffnung bis zum Abschluß, ein Kunde zugeordnet werden. Es ist
allerdings besser, die Kundenzuordnung bereits am Anfang des
Geschäftsfalls durchzuführen, da durch die Übernahme der Defaultdaten vom Kunden (Belegform, Konditionen,
Krankenkassendaten, ...) in den Verkaufsfall, die Bearbeitung des
Verkaufsfalls schneller erfolgen kann. Außerdem können so auch einfach
alle noch offenen Belege zum zugeordneten Kunden angezeigt und
weiterverarbeitet werden.
Es kann im System eingestellt werden, daß bei Verkaufsfällen die eine der folgenden Punkte
enthalten
|
zu bewilligende Positionen
|
|
ein zu wandelndes Rezept
|
|
einen Einsatzbeleg
|
|
nicht zur Gänze expedierte Positionen
|
|
nicht zur Gänze bezahlt
|
spätestens beim Belegabschluß
ein Kunde zugeordnet werden soll.
Bei Bedarf kann der Expedierende selbst weitere
logische Belege in dem Verkaufsfall anlegen. In einem logischen Beleg
können nun einzelne Positionen oder Rezepte oder Einsatzbelege eingefügt
werden. Artikelpositionen können entweder durch Scannen von ihrem EAN-Code
oder durch Suchen des Artikels über die Artikelauswahl eingefügt werden.
Als Preis wird der AVP oder der Aktionspreis angenommen. Beim Einfügen
von einer Position kann es zu Warnmeldungen (akustisch und optisch)
kommen die vom Expedierenden bestätigt werden müssen. Diese Warnmeldungen
können zum Beispiel durch spezielle Rezeptzeichen (Suchtgift,
Rezeptpflichtig, ...) der eingefügten Position ausgelöst werden. Welche
Warnungen ausgelöst werden sollen ist in den globalen Einstellungen
einstellbar. In welchen Teil (Bar, Rezept, Einsatzbeleg) des
Verkaufsfalls die neuen Artikel eingefügt werden, hängt von der aktuellen
Position in dem Geschäftsfall ab von der aus die Einfügeaktion
gestartet wurde. Die Positionen können jedoch auch nachdem sie in den
Verkaufsfall eingefügt wurden noch einfach zwischen den verschiedenen
Bereichen (Rezepte, Einsatzbelege, logische Belege) verschoben werden.
Zum AVP einer Verkaufsposition, können zusätzlich
automatisch noch weitere Positionen für zusätzliche Tätigkeiten wie zum
Beispiel Lösen/Gebrauchsfertig machen dazukommen. In solchen Fällen wird
automatisch eine zusätzliche Positionszeile hinzugefügt in der die
zusätzlichen Kosten verrechnet werden.
Wenn ein Mittel zur Applikation eingefügt wird,
kann bei dieser Position angegeben werden, zu welcher anderen Position
sie gehört (damit keine eigene Gebühr für diese Position verrechnet
wird).
Beim Abschluß des
Geschäftsfalls, können neben dem Bon oder der Rechnung bzw. dem
Lieferschein auch Bons für im Geschäftsfall enthaltene Einsatzbelege
gedruckt werden.
Die Anzeige der Preise erfolgt in der im System
eingestellten Hauptwährung. Die Summe wird zusätzlich in der
eingestellten Zweitwährung angezeigt.
Die Bezahlung kann gemischt in der Haupt- und
Zweitwährung (z.B.: ATS und EUR) erfolgen. Der Wechselgeldbetrag wird in
der Hauptwährung angezeigt.
2.2.3.
Spezielle Verkaufsabläufe
2.2.3.1.
Ablauf von einem Geschäftsfall mit Kassenrezept
In dem Geschäftsfall können neben den Artikelpositionen auch Rezepte
(Kassenrezepte und Privatrezepte) angelegt werden. Ein Rezept kann
entweder durch Scannen des Barcodes auf dem Rezept bzw. des selbst
aufgeklebten Rezeptcodes oder durch Drücken einer Taste angelegt werden.
Die Möglichkeit ein Rezept auch ohne vorhandenen Barcode anlegen zu
können, wurde deshalb geschaffen, weil zum Beispiel der Strichcode von
einem gefaxten Rezept nicht lesbar sein könnte. Die Zuordnung des
Rezeptcodes zu dem im System ohne Code angelegten Rezept, sollte
zumindest bei Kassenrezepten zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, da der
Barcode zur Taxierung der Rezepte benötigt wird.
Wenn eine Position in ein „nicht gebührenbefreites“
Rezept eingefügt wird und der Einzelpreis der Position liegt unter der
aktuellen Rezeptgebühr, wird diese Position automatisch in den
Barverkaufsbereich des zugehörigen logischen Beleges verschoben und die
Position wird zum AVP verkauft. Wird am Rezept nachträglich eingetragen,
das es gebührenbefreit ist, werden die Positionen die zuvor automatisch
in den Barverkaufsbereich verschoben wurden wieder in das Rezept zurück
verschoben.
In einem Kassenrezept kann auch eine freie Position
(der noch kein Artikel zugeordnet ist) eingefügt werden, um zum Beispiel
eine magistrale Rezeptur nicht ad hoc zuordnen
zu müssen, weil die Rezeptur im System noch nicht erfaßt
wurde und die Rezeptur nicht zu diesem Zeitpunkt im System angelegt
werden soll. Dem Kunden wird für diese Position einfach nur eine Gebühr
oder nichts verrechnet wenn der Patient gebührenbefreit ist. Auch wenn
der Patient gebührenbefreit ist müssen einzelne freie Positionen pro
Artikel angelegt werden, damit vom System erkannt werden kann, daß noch Zuordnungen fehlen, da diese Positionen
nicht vom Lager abgebucht und nicht an die Krankenkasse verrechnet
würden. Diese Rezepte sollten gesondert abgelegt werden, weil die
Zuordnungen der richtigen Artikel zu den freien Positionen zu einem
späteren Zeitpunkt gemacht werden müssen. Für die nachträgliche Zuordnung
von Artikel zu freien Positionen müssen zuerst die Rezepte gefunden
werden, in denen es noch freie Positionen gibt. Das kann entweder einfach
durch Scannen von den getrennt abgelegten Rezepten erfolgen oder durch
die Suche nach Rezepten mit freien Positionen. Den enthaltenen freien
Positionen können jetzt einfach die entsprechenden Artikel zugeordnet
werden.
2.2.3.2. Ablauf von einem Geschäftsfall mit zu
wandelnden Privatrezept
Durch die Möglichkeit der Erfassung von
Privatrezepten können umzuwandelnde Privatrezepte auch gleich beim
Verkauf im System angelegt werden.
Wenn ein Artikel in ein Privatrezept eingefügt
wird, wird der AVP bzw. der Aktionspreis als Preis eingetragen (Als Preisart können jedoch auch Rezeptgebühr oder
Nullgebühr eingestellt werden).
Das zu wandelnde Rezept muß
nach dem Entscheid der Krankenkasse weiterverarbeitet werden damit
eventuell noch offene Reservierungen/Bestellungen gemacht werden und
damit der Status des Rezepts („gewandelt“, „nicht gewandelt“) und das
Rezeptdatum entsprechend richtig gesetzt werden.
2.2.3.3.
Ablauf von einem Geschäftsfall mit Einsatz
Der Expedierende kann in einem „logischen Beleg“
einen oder mehrere Einsatzbelege anlegen. Die auf einem Einsatzbeleg erfaßten Positionen haben als Preis den AVP bzw. den
Aktionspreis (Als Preisart können jedoch auch
Rezeptgebühr oder Nullgebühr eingestellt werden). Sobald in einem
Verkaufsfall ein Einsatzbeleg angelegt wird, sollte dem Verkaufsfall ein
Kunde zugeordnet sein oder werden (über den Kunden kann der Einsatzbeleg
zu einem späteren Zeitpunkt wieder gefunden werden, falls der Einsatzbon verloren wurde). Beim Abschluß
des Verkaufs werden die enthaltenen Einsatzbelege gedruckt.
Wenn der Kunde mit dem Einsatzbon
wieder kommt, um einzelne oder alle Positionen von diesem Einsatzbon über ein Rezept abzurechnen, oder um die
Positionen doch bar zu kaufen und einen noch offenen Betrag zu bezahlen,
wird ein neuer Verkaufsfall eröffnet und der Einsatzbeleg wird in dem
neuen Verkaufsfall einfach durch
Scannen oder Suchen vom zugehörigen Einsatzbeleg weiterverarbeitet. Der
alte Einsatzbon wird eingezogen. Der weitere
Geschäftsfall wird wie üblich durchgeführt (z.B. zusätzliche Verkäufe,
Reservierungen, weitere Einsätze).
2.2.3.4.
Ablauf von einem Geschäftsfall mit Reservierung/Bestellung
Bei Positionen, die reserviert/bestellt werden
müssen, egal ob sich diese Positionen im Barverkauf, in einem Rezeptbeleg
oder in einem Einsatzbeleg befinden, wird die Menge eingetragen die jetzt
reserviert/bestellt werden soll. Das System berechnet die zu
reservierende/bestellende Menge als Defaultwert
automatisch aus „der gewünschten Menge“ – „der vorhandenen Menge“. Die
vom System vorgeschlagene zu reservierende/bestellende Menge kann manuell
noch verändert werden.
Falls der gewünschte Artikel am Reserviertlagerplatz
vorhanden ist, wird eine Maske angezeigt in der dargestellt wird, wann wieviel Stück von diesem Artikel für welchen Kunden
reserviert wurden.
Man kann dem System nun mitteilen, wieviel Stück man aus welcher Reservierung doch jetzt
einem anderen Kunden verkauft. Das System kann nun automatisch die
ehemals reservierten Artikel für die jeweiligen Kunden wieder bestellen.
Sobald es in einem Verkaufsfall eine Differenz
zwischen der gewünschten und der jetzt expedierten Menge gibt, sollte
diesem Verkauf ein Kunde zugeordnet sein oder werden (über den Kunden
kann der Geschäftsfall zu einem späteren Zeitpunkt wieder gefunden
werden, falls der Bon verloren wurde).
Beim Abschluß von einem
Geschäftsfall mit reservierten Positionen wird dem Benutzer eine Maske
angezeigt, in der ihm die notwendigen umzuräumenden (Verkaufslagerplatz à Reserviertlagerplatz) und zu bestellenden Positionen
vorgeschlagen werden. Bei den zu bestellenden Positionen kann außerdem
auch der Lieferant (Default ist der beim Artikel eingetragene Lieferant)
angegeben werden.
Durch die manuelle Eingriffsmöglichkeit welche Mengen umgeräumt und
welche Mengen bestellt werden sollen, kann das System auf die aktuellen
Erfordernisse angepaßt werden.
Es können auch für die Artikel die jetzt gleich in
das Reserviertlager umgeräumt werden, Reserviertetiketten gedruckt werden.
Wenn der Kunde wieder kommt um seine Ware
abzuholen, wird ein neuer Verkaufsfall eröffnet und der alte
Geschäftsfall wird in dem neuen Verkaufsfall einfach durch Scannen oder Suchen vom
zugehörigen Reservierungsbon oder durch Scannen
von einem Reserviertetikett weiterverarbeitet.
Für die reservierten Positionen werden keine
Abbuchungen von einem Verkaufslager sondern Abbuchungen vom Reserviertlager gemacht. Das heißt wenn reservierte
Positionen für diesen Kunden im Reserviertlager
vorhanden sind, so müssen auch diese zuerst expediert werden.
Für reservierte Artikel werden bei der
Warenübernahme automatisch Etiketten ausgedruckt. Diese Artikel sollten
nun versehen mit den Etiketten an einem eigenen Lagerplatz für
reservierte Artikel gelagert werden. Vom System wird bei der
Warenübernahme automatisch erkannt, wenn reservierte Artikel geliefert
werden und die Zubuchung für die reservierten Mengen
erfolgt nicht zum Anlieferungslagerplatz sondern auf den Reserviertlagerplatz. Die reservierten Artikel werden
bei der Weiterverarbeitung von Reservierungsbons
je nach Verarbeitung ganz oder teilweise wieder von dem Reserviertlagerplatz abgebucht. Durch dieses System
entsprechen die Stückzahlen der Artikel auf den einzelnen Lagerplätzen zu
jedem Zeitpunkt der Realität.
2.2.3.5.
Ablauf von einem Geschäftsfall mit Umtausch
Der Umtauschen von Positionen ist sehr leicht möglich. Der Artikel
der umgetauscht werden soll (der zurückgenommen wird), wird mit der
negativen Menge in einen Verkaufsfall eingetragen und die Artikel die
statt dessen bezogen werden, werden ganz normal wie gewohnt in den
Verkauf eintragen. Beim Einfügen eines Artikels mit negativer Menge wird
der Expedierende gefragt, ob ein Tauschabschlag verrechnet werden soll.
Als Preisart können statt dem AVP auch der KKP
oder der AEP eingestellt werden.
|
